Woo-dossiers bevatten de gevoeligste informatie van een overheidsorganisatie. Daarom leggen we de belangrijkste keuzes vast in de software zelf, niet alleen in beleid. Wat hier staat, is technisch afgedwongen, of we zeggen erbij dat het nog niet zo is.
Waar het draait
Streep erdoor draait op servers in de EU, niet bij een Amerikaanse clouddienst. Database, opslag en inloggen draaien in onze eigen installatie, niet bij een externe clouddienst voor databases.
Welke provider en welk datacenter we gebruiken, staat in de lijst van subverwerkers die je bij de verwerkersovereenkomst krijgt. Wijzigingen daarin melden we vooraf, zoals afgesproken in de verwerkersovereenkomst.
Geen externe AI
Het taalmodel dat namen en andere persoonsgegevens voorstelt, draait in onze eigen omgeving. Documentinhoud gaat nooit naar OpenAI, Anthropic, Microsoft, Google of een andere externe AI-dienst, ook niet om namen te herkennen. De software weigert technisch elk taalmodel dat niet op een intern adres staat; die controle zit in de code, niet in een instelling.
We gebruiken open software van derden (onder andere Supabase, PyMuPDF en het taalmodel Gemma van Google), maar alleen als software op onze eigen servers. Er gaan geen documenten of gegevens naar die leveranciers. Het taalmodel geeft alleen voorstellen; het kan nooit een lak weghalen, en we loggen geen prompts, antwoorden of documenttekst.
Tip voor je vergelijking: vraag elke leverancier, ook ons, naar welke server de tekst van je documenten gaat als de software een naam zoekt, en wie de eigenaar van die server is.
Wie er bij kan
- Inloggen met het e-mailadres van je werk. Tweestapsverificatie (een code uit een app) is voor elke gebruiker beschikbaar; de beheerder kan het voor de hele organisatie verplicht stellen, en de database dwingt dat dan af.
- Rollen voor behandelaar, jurist en beheerder. Elke tabel is per organisatie afgeschermd in de database zelf: een gebruiker ziet alleen de dossiers van de eigen organisatie, ook als iemand om het scherm heen werkt.
- Voorstellen die een juridische afweging vragen, kan alleen iemand met de rol jurist afhandelen.
- Vier-ogenprincipe: wie een document beoordeelde, kan het niet zelf goedkeuren. Exporteren kan pas na goedkeuring.
Wat er met documenten gebeurt
Een lak verwijdert de tekst en het beeld eronder. Daarna halen we metadata, XMP, bladwijzers, annotaties, formuliervelden, links, scripts en ingesloten bestanden uit het document. De lekcheck leest het resultaat opnieuw uit en houdt de export tegen als er nog iets van een gelakte passage te vinden is. Alles wat het systeem verlaat, ook de inventarislijst, gaat door die lekcheck.
Logboek
Wijzigingen aan dossiers, documenten, besluiten over personen, lijsten en lidmaatschappen komen in een logboek waar alleen regels bij kunnen. Er staan geen namen van burgers, bestandsnamen of documentinhoud in, zodat het logboek kan blijven bestaan nadat de documenten zijn verwijderd.
Bewaartermijn
Na het sluiten van een dossier verwijdert de software de documenten automatisch na de termijn die je organisatie instelt (standaard 90 dagen). Daarna controleert hij dat er niets achterblijft. Bij de proef worden je documenten na 14 dagen verwijderd.
Als je stopt
Wat je exporteert, is van jou en in een standaardformaat: PDF en Excel. Je zit nergens aan vast. Bij het einde van het contract verwijderen we je documenten en dossiergegevens en bevestigen we dat schriftelijk. Het logboek blijft bewaard, zonder namen, bestandsnamen of documentinhoud.
Certificering en audits
Streep erdoor is nog niet ISO 27001-gecertificeerd, en er is nog geen externe BIO-audit of pentest gedaan. Wat je wel krijgt: deze beschrijving, de verwerkersovereenkomst, de lijst van subverwerkers en informatie voor je DPIA en je Algoritmeregister. Zie voor inkoop en FG.
Let bij elke leverancier op het verschil tussen een gecertificeerd datacenter en een gecertificeerde leverancier.
Kwetsbaarheid melden
Heb je een kwetsbaarheid gevonden in de website of de app? Mail ons via het adres in security.txt. We bevestigen je melding binnen drie werkdagen en houden je op de hoogte. Doe niet meer dan nodig is om het probleem aan te tonen, bekijk of kopieer geen gegevens van anderen, en maak het pas openbaar na overleg met ons. Wie zich daaraan houdt, doen we geen aangifte tegen. Als je wilt, noemen we je naam als dank.